20200117-陳詠燊：【辦公室政治學】時間管理系列：工作日程表的真正使用方法
陳詠燊：【辦公室政治學】時間管理系列：工作日程表的真正使用方法
23:57 17/1/2020
（圖片來源：電影《29+1》圖片文字： 陳詠燊 ）
今天談的，是時間的管理方法。
香港人都是忙碌的，也是貪心的，我們都希望可以在每日有限的24小時内，完成到最多的工作。以我自己為例，我的身份很多，我是一個全職的學院講師，同時又是電視節目的主持，而每星期也有一些專欄要寫；再加上一些公職，以及電影創作的工作，還希望盡量能平衡到與家人相處的時間，基本上時間是永遠都不夠用；所以能在有限的時間中，作出最有效的時間規劃，是極重要的事情。
我跟很多人一様，都使用手機的電子日程表作時間管理，然而大部份人的用法會是怎様？就是將一些既定的約會、會議等時間地點，統統記錄上去，之後到時到候就跟着做罷了。這個用法，當然沒有錯，不過這樣只是做到約會管理，而不是時間管理。真正的時間管理，是應該借着日程表，去安排一星期七天、一天二十四小時的時間。
首先，我們要調整一個心態，就是：我們不應該只根據約會的日期而填上日程表，而是應該根據日程表，而決定約會的時間地點。
我們生活中要面對的約會，是可分「既定的」與「可決定的」兩種。「既定的」，即是一些你不能隨便改動時間的約會，以我為例，就是一些學校固定時間的課堂、管理層所安排的會議、以及電視節目的錄影。這些，我會在一收到時間後就立即記錄在日程表上，之後再去根據這些「既定的」日程，去決定一些「可決定的」約會。
你可能會覺得聽來有點多餘，任誰都知道應該將「可決定的」約會安排到最方便自己的時間吧！這句聽來好像很理所當然，但實際上我最想提醒你的重點是：你生活中「可決定的」，以至「可以遷就到你的」約會，其實比你想像中的多很多，只要你不要做太多的好人。
辦公室要舉行「大圍」會議的時候，都習慣在群組中廣傳一個有時間表的電郵，讓大家去填寫有空的時間吧。填寫的時候，請記着你應該只填上你「方便」的時間，而不是所有你日程表上「有空」的時間。日程表上「有空」，其實只代表你那個時段沒有其他會議，而不是真的「有空」，因為你還要預留那些時間去處理你本身要做的工作。
那麼，甚麼時間為之方便呢？如果你自問那是不太重要的會議，就最好安排在其他的會議與會議之間；因為日程中，會議與會議中那些一兩小時的空檔，通常都是生產力極低的時間，即使讓你坐回辦公桌，你都不能集中精神做到太多事情，既然如此，不如用來招呼一些不太要緊的會面或會議好了。
請你回想一下你平時的習慣，你就會明白。在這個網絡時代，大部份人在辦公桌前一坐下，都會至少用上頭半個小時去處理電郵、WhatsApp、上網繞個圈之類（別裝好學生了）。一個人要「的起心肝」去專心投入一件須要坐在案頭前處理的工作，大約都須要用至少半小時來進入狀態的。所以如果半小時過後，你只能做一小時，就又要走去開第二個會議；會議之後再重投工作，狀態又要重新「撻着」，根本就事倍功半。
以我的習慣，我就是寧願辛苦一點，將所有會議安排在同一天，從而盡量調配出一兩個整天或大半天，讓自己可以安坐在桌前，專心處理手上的文字工作。那麼，在同樣的時數下，我就更能有狀態地去完成更多的工作。
下篇再談。
撰文：陳詠燊
電影《逆流大叔》導演編劇、專欄作家、專上學院講師。
曾於香港十大企業之一擔任製作經理多年，見證及參與過無數辦公室戰役，是香港少數同時具備電影前線製作與企業行政經驗之電影人。最新辦公室政治學專欄結集：《做自己，都要識㗎！》各大書店熱賣中。Facebook：陳詠燊 Sunnyhahaha
編輯：鄒仲安
23:57 17/1/2020
（圖片來源：電影《29+1》圖片文字： 陳詠燊 ）
今天談的，是時間的管理方法。
香港人都是忙碌的，也是貪心的，我們都希望可以在每日有限的24小時内，完成到最多的工作。以我自己為例，我的身份很多，我是一個全職的學院講師，同時又是電視節目的主持，而每星期也有一些專欄要寫；再加上一些公職，以及電影創作的工作，還希望盡量能平衡到與家人相處的時間，基本上時間是永遠都不夠用；所以能在有限的時間中，作出最有效的時間規劃，是極重要的事情。
我跟很多人一様，都使用手機的電子日程表作時間管理，然而大部份人的用法會是怎様？就是將一些既定的約會、會議等時間地點，統統記錄上去，之後到時到候就跟着做罷了。這個用法，當然沒有錯，不過這樣只是做到約會管理，而不是時間管理。真正的時間管理，是應該借着日程表，去安排一星期七天、一天二十四小時的時間。
首先，我們要調整一個心態，就是：我們不應該只根據約會的日期而填上日程表，而是應該根據日程表，而決定約會的時間地點。
我們生活中要面對的約會，是可分「既定的」與「可決定的」兩種。「既定的」，即是一些你不能隨便改動時間的約會，以我為例，就是一些學校固定時間的課堂、管理層所安排的會議、以及電視節目的錄影。這些，我會在一收到時間後就立即記錄在日程表上，之後再去根據這些「既定的」日程，去決定一些「可決定的」約會。
你可能會覺得聽來有點多餘，任誰都知道應該將「可決定的」約會安排到最方便自己的時間吧！這句聽來好像很理所當然，但實際上我最想提醒你的重點是：你生活中「可決定的」，以至「可以遷就到你的」約會，其實比你想像中的多很多，只要你不要做太多的好人。
辦公室要舉行「大圍」會議的時候，都習慣在群組中廣傳一個有時間表的電郵，讓大家去填寫有空的時間吧。填寫的時候，請記着你應該只填上你「方便」的時間，而不是所有你日程表上「有空」的時間。日程表上「有空」，其實只代表你那個時段沒有其他會議，而不是真的「有空」，因為你還要預留那些時間去處理你本身要做的工作。
那麼，甚麼時間為之方便呢？如果你自問那是不太重要的會議，就最好安排在其他的會議與會議之間；因為日程中，會議與會議中那些一兩小時的空檔，通常都是生產力極低的時間，即使讓你坐回辦公桌，你都不能集中精神做到太多事情，既然如此，不如用來招呼一些不太要緊的會面或會議好了。
請你回想一下你平時的習慣，你就會明白。在這個網絡時代，大部份人在辦公桌前一坐下，都會至少用上頭半個小時去處理電郵、WhatsApp、上網繞個圈之類（別裝好學生了）。一個人要「的起心肝」去專心投入一件須要坐在案頭前處理的工作，大約都須要用至少半小時來進入狀態的。所以如果半小時過後，你只能做一小時，就又要走去開第二個會議；會議之後再重投工作，狀態又要重新「撻着」，根本就事倍功半。
以我的習慣，我就是寧願辛苦一點，將所有會議安排在同一天，從而盡量調配出一兩個整天或大半天，讓自己可以安坐在桌前，專心處理手上的文字工作。那麼，在同樣的時數下，我就更能有狀態地去完成更多的工作。
下篇再談。
撰文：陳詠燊
電影《逆流大叔》導演編劇、專欄作家、專上學院講師。
曾於香港十大企業之一擔任製作經理多年，見證及參與過無數辦公室戰役，是香港少數同時具備電影前線製作與企業行政經驗之電影人。最新辦公室政治學專欄結集：《做自己，都要識㗎！》各大書店熱賣中。Facebook：陳詠燊 Sunnyhahaha
編輯：鄒仲安
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