20170907-包大人：公關的颱風應變技巧

包大人：公關的颱風應變技巧
2017年9月7日


早前颱風吹襲，香港多個地方大受影響。 圖片來源：路透社

今個夏天香港不停打風，一眾上班族學生哥當然希望力抗「李氏力場」，成功懸掛 8 號風球，放風假偷得浮生半日閒。

但颱風對一眾籌劃活動記者會的公關來說絕對是噩夢。預先安排好的採訪大受影響；在惡劣天氣下勉強進行活動易生意外，但要改期進行，又未必達到預期效果。這正是考驗公關的應變技巧之時。

面對風雨，已籌辦活動的機構，可說是千頭萬緒，不知如何入手。先要決定活動是否取消或延期，然後通知受影響的各個單位，再研究如何另擇日期舉行活動，過程手忙腳亂。

有公關朋友早前舉行一個快閃跳舞活動，但因當日可能懸掛 8 號風球，連日致電表演團體和主辦機構商討對策，還做了多個「Plan B」，例如轉換另一表演地點、縮短路線等，還要考慮一旦改期進行，表演者能否配合。

切勿小看這些微不足道的細節，稍有差池可引致嚴重後果。

有任職社福機構的公關朋友談起，機構每年都舉辦公眾教育活動，上司今年突然想到用船隻做宣傳，邀請教育團體上船看展覽。豈料活動當日風球除下才半天，海面仍有湧浪，但活動如常舉行，更糟糕的是應記者要求，船家需將船隻多次靠岸，供他們上船採訪或離開，乘船者都被弄得「暈陀陀」，投訴之聲不絕。其實，如果當時多做一點功夫，例如多了解海事條例，或縮短活動時間、集合一定數目的記者才上落船等，應可避免混亂情況發生。

公關並非天文台，亦沒有「水晶球」，不能預知何時打風，但可做好準備工作。

首先，構想不同計劃。假設活動下午 2 時進行，公關要設定在不同時間「落波」時，活動是延遲舉行、如常進行、取消還是改期，以及每個方案的利弊；

第二，與持份者做好溝通：了解一旦改期或延遲，對方能否配合；若如期進行，在惡劣天氣下會否有危險，雙方有甚麼應變措施；

第三，了解原定地點能否進行活動及何時開放，如涉及政府部門，應及早了解颱風下的安排;

最後，構想採訪安排，並盡早通知傳媒。

但公關不需「望天打卦」，只需懂得構想在不同天氣狀況下，做好不同的活動安排，Hope for the best and prepare for the worst，自然手到拿來。


包大人